Veelgestelde vragen

Nee. U kunt een adviesvraag vanaf de website starten. Voor de beveiligde dossieromgeving wordt uw zakelijke e-mailadres gebruikt. Bent u al ingelogd, dan hoeft u niet opnieuw in te loggen.

Ja. U kunt één of meerdere vervoersvormen kiezen, bijvoorbeeld ADN + ADR. Bij een gecombineerde aanvraag moet de uiteindelijke specialist aantoonbaar bevoegd zijn voor alle vakgebieden die binnen de opdracht vallen.

Als de omvang, combinatie van vakgebieden of onzekerheid niet veilig in een vaste dienst of vaste prijs past, wordt de aanvraag als specialistische maatwerkopdracht aangeboden aan passende, geverifieerde specialisten.

Geef alleen informatie die nodig is om de vraag, scope en gewenste uitkomst te begrijpen. Scheepsnaam, ENI, UN-nummer, product, documenten of andere identificatie vult u alleen in wanneer die relevant is. Vertrouwelijke stukken deelt u in het beveiligde dossier.

Ja. Iedere aanvraag krijgt een eigen dossiernummer. Actieve dossiers en gearchiveerde dossiers blijven afzonderlijk terug te vinden in Mijn dossiers.

Passende geverifieerde specialisten krijgen gedurende het getoonde offertevenster de gelegenheid zelfstandig een prijs, scope, resultaat, doorlooptijd en beschikbaarheid in te dienen. Een reactievenster is geen garantie dat meerdere offertes worden ontvangen.

Nee. Offertes worden onafhankelijk ingediend. Specialisten zien geen namen, prijzen, voorwaarden of voorstellen van concurrerende specialisten.

Nee. U kiest zelf. U kunt onder meer prijs, voorgestelde scope, resultaat, doorlooptijd, beschikbaarheid, ervaring, geverifieerde certificering en beroepsaansprakelijkheid vergelijken.

Uw keuze wordt definitief nadat u één offerte selecteert, de opdracht bevestigt en de vereiste kaartreservering of SEPA-machtiging is vastgelegd. Daarna worden de gekozen prijs en scope als uitgangspunt van de opdracht vastgezet.

De gekozen specialist is zelfstandig verantwoordelijk voor de inhoud, beoordeling en definitieve vrijgave van het advies. HELMERYS faciliteert de selectie, dossieromgeving, procesvastlegging, betaling en technische documentketen.

Een maatwerkdossier is verdeeld in Overzicht, Opdracht, Documenten & berichten, Betaling & aanvullend werk en Feedback & advies. Zo blijven opdrachtgegevens, financiële informatie en inhoudelijke communicatie van elkaar gescheiden.

Er is nieuwe informatie sinds uw laatste bezoek, bijvoorbeeld een nieuw bestand, reactie, aanvullend-werkvoorstel of feedbackversie. In Overzicht ziet u waar de nieuwe informatie staat. De melding verdwijnt pas wanneer u het betreffende onderdeel opent.

De opdracht is bevestigd en de betalingszekerheid is vastgelegd. De specialist kan aan de opdracht werken. U hoeft alleen iets te doen wanneer het dossier dat duidelijk aangeeft.

De oorspronkelijke aanvraag, gekozen offerte en bevestigde scope vormen de vaste referentie voor de opdracht. Latere aanvullingen veranderen die oorspronkelijke vastlegging niet stilzwijgend.

Het definitief vrijgegeven advies blijft als officieel document aan het dossier gekoppeld. Afgesloten dossiers kunnen naar het archief worden verplaatst, terwijl de relevante dossier- en documenthistorie volgens de geldende bewaartermijnen beschikbaar blijft.

U kunt PDF-, JPG- en PNG-bestanden toevoegen tot maximaal 10 MB per bestand. Deel alleen bestanden die nodig zijn voor de beoordeling of waar de specialist om heeft gevraagd.

Een afbeelding zonder context kan verkeerd worden geïnterpreteerd. Daarom moet bij JPG- en PNG-bestanden een korte beschrijving staan van wat zichtbaar is en waarom de afbeelding relevant is voor de opdracht.

Ja. Bestanden van klant en specialist staan in dezelfde beveiligde dossieromgeving en tonen wie het bestand heeft toegevoegd. Relevante afbeeldingen behouden hun gekoppelde beschrijving.

Relevante afbeeldingen die vóór het vrijgavemoment deel uitmaken van het dossier kunnen in de officiële PDF worden opgenomen. Daarbij worden onder meer beschrijving, herkomst en datum vastgelegd. Afbeeldingen die pas na de vrijgave worden toegevoegd veranderen een reeds vrijgegeven PDF niet.

Gebruik dossierberichten alleen voor noodzakelijke communicatie over de opdracht. Voor algemene uitleg gebruikt u eerst deze FAQ. Zo blijft het dossier inhoudelijk en controleerbaar in plaats van een losse chatgeschiedenis.

Voor specialistische opdrachten gebruikt HELMERYS kaart of SEPA-incasso. Bij kaart wordt het bedrag eerst gereserveerd. Bij SEPA geeft u eerst een machtiging; dat is nog geen afschrijving.

Bij opdrachtbevestiging wordt het afgesproken bedrag inclusief toepasselijke btw alleen gereserveerd. De kaartbetaling wordt pas bij definitieve vrijgave van het advies geïncasseerd, zolang de reservering nog geldig is.

Na de opdrachtbevestiging wordt eerst de SEPA-machtiging vastgelegd. De daadwerkelijke incasso wordt pas na definitieve vrijgave gestart en kan daarna nog enige tijd door de bank worden verwerkt.

Nee. De gekozen basisprijs en scope staan vast. Werk buiten die scope moet als afzonderlijk aanvullend werk worden voorgesteld en kan pas worden uitgevoerd nadat u het voorstel expliciet hebt geaccepteerd.

Het factuurland, de klantgegevens en waar relevant een geldig btw-nummer bepalen de belastingbehandeling. HELMERYS ondersteunt ook buitenlandse factuuradressen; een Nederlands factuuradres is niet vereist voor een buitenlandse klant.

Corrigeer de factuur- en belastinggegevens vóór definitieve vrijgave via de daarvoor aangeboden dossierstap. Als de correctie het te innen totaal verhoogt, kan een nieuwe betaalautorisatie nodig zijn.

Dit is werk dat aantoonbaar buiten de oorspronkelijke, gekozen scope valt. De specialist beschrijft zelfstandig wat aanvullend is, waarom het nodig is en welke vaste aanvullende prijs exclusief btw geldt.

Nee. U moet een aanvullend-werkvoorstel eerst accepteren. Pas daarna wordt de aanvullende betalingszekerheid vastgelegd en mag het als geaccepteerde uitbreiding van de opdracht worden behandeld.

Onder Betaling & aanvullend werk ziet u de oorspronkelijke opdracht, geaccepteerd aanvullend werk, het totaal inclusief btw en de status van iedere reservering of machtiging.

Geaccepteerd aanvullend werk wordt samen met de oorspronkelijke opdracht verwerkt in de uiteindelijke klantfactuur van de specialist, zodat de opdracht financieel als één geheel controleerbaar blijft.

Een feedbackversie is een onveranderlijke momentopname van het werkconcept dat de specialist met u deelt. Een latere wijziging overschrijft een eerdere feedbackversie niet, zodat de geschiedenis controleerbaar blijft.

U kunt een inhoudelijke vraag, correctie of opmerking indienen. Heeft u geen opmerkingen, dan kiest u ‘Geen opmerkingen op deze versie’. Daarmee geeft u alleen aan dat u op die conceptversie geen opmerkingen heeft.

Nee. De specialist blijft zelfstandig verantwoordelijk voor de inhoud en de definitieve vrijgave. Uw keuze registreert uitsluitend uw reactie op de gedeelde conceptversie.

Pas wanneer de specialist de definitieve vrijgave uitvoert en het dossier dit als definitief vrijgegeven toont. De officiële PDF wordt dan als vaste dossiermomentopname gearchiveerd.

De PDF bevat het vrijgegeven advies, relevante bronnen en kaders, de vastgezette specialist- en certificaatgegevens en, wanneer van toepassing, relevante beeldbijlagen met context en herkomst. De PDF verandert daarna niet stilzwijgend.

Open het definitieve advies vanuit uw dossier. De veilige documentweergave toont de inhoud en via Download PDF ontvangt u de officiële gearchiveerde PDF.

De specialist factureert de specialistische dienst aan u onder zijn of haar eigen ondernemingsgegevens en eigen factuurnummer. HELMERYS faciliteert de betaling en de technische factuurketen en houdt de overeengekomen platformfee bij de specialist in.

Bij definitieve vrijgave worden de vastgezette factuurgegevens gebruikt en wordt de klantfactuur via het opgegeven factuur-e-mailadres verstrekt. De betaling wordt op datzelfde vrijgavemoment overeenkomstig de gekozen betaalmethode verwerkt.

Nee. HELMERYS is het platform en de procesfacilitator. De geselecteerde specialist voert de opdracht als zelfstandige uit en blijft verantwoordelijk voor zijn of haar advies, beroepsuitoefening en toepasselijke verzekering.